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1、,按一下以編輯母片標(biāo)題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,淺談八二法則 與 時(shí)間管理,蔡文能,1,淺談八二法則 與 時(shí)間管理蔡文能1,Agenda,沒時(shí)間,我,沒時(shí)間,一瞬間來到夏天單身的地平線又轉(zhuǎn)了一圈晴天終於出現(xiàn)轉(zhuǎn)變,.,為何需要時(shí)間管理?,八二法則與艾森豪法則及時(shí)間配置矩陣,時(shí)間管理的問題,有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵,時(shí)間管理案例:如果沒有 E-Mail 該有多閒,設(shè)定SMART的目標(biāo),附錄 傳奇人物王品集團(tuán)的戴勝益,2,Agenda沒時(shí)間我沒時(shí)間一瞬間來到夏天單身的地平線又轉(zhuǎn)了一,我沒有時(shí)間?,成功與否不是能力問題，而在意願(yuàn)是否堅(jiān)定,沒有時(shí)間只是藉口，沒有,意願(yuàn),才
2、是失敗的主因!,時(shí)間可以造就人格，,可以成就事業(yè)，也可以儲(chǔ)積功德,-證嚴(yán)法師,其實(shí)只要20%的時(shí)間就可以完成80%的事情,3,我沒有時(shí)間?成功與否不是能力問題，而在意願(yuàn)是否堅(jiān)定沒有時(shí),為何需要時(shí)間管理?,為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀?,1.無奈,2.不確定改變之後會(huì)更好,3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的,當(dāng)你開始不滿於現(xiàn)狀時(shí),表示你很想改變(change)但是要用對“新的思考方式”,。,正確分配時(shí)間,i.e.,時(shí)間管理,4,為何需要時(shí)間管理?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀?,什麼是時(shí)間管理？,一、時(shí)間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。,時(shí)間管理的目的除了要決定你,該做些什
3、麼事情,之外，,另一個(gè)很重要的目的也是,決定,什麼事情不應(yīng)該做,。,二、時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。,時(shí)間管理最重要的功能是,透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。,5,什麼是時(shí)間管理？一、時(shí)間管理不是要把所有事情做完，而是更有效,八二,法則 -by 社會(huì)學(xué)家柏雷多(Pareto;巴烈圖),80%vs.20%(or 90%vs.10%),義大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家,Vilfredo Pareto(柏雷多),發(fā)現(xiàn)八二法則，他確認(rèn)義大利國家 80%的土地(財(cái)富)由 20%的人口所擁有!,國家80%的人口被20%的人統(tǒng)治。,80%的人輸給20%的人 (賭博)。,企業(yè)80%的利潤來自20%的客戶!(,其
4、它 80%客戶是澳門來的,),80%的人只使用軟體20%的功能。(Word,PPNT,),通常我們80%的時(shí)間花在解決20%的問題。,什麼是八二法則？,6,八二法則 -by 社會(huì)學(xué)家柏雷多(Pareto;,80/20原理用在生活 示意圖,80%,時(shí)間,20%,時(shí)間,80%,成效,20%,成效,重要的,少數(shù)事物,瑣碎的,多數(shù)事物,7,80/20原理用在生活 示意圖80%20%80%20%重,我是學(xué)生,八二法則干我屁事,前面的80分通常只要花20%的努力,努力成果邊際效用遞減,沒有人要你每科拿 100 分,程式(習(xí)題)20%的時(shí)間可以完成80%,儘快完成最關(guān)鍵的部份,，,讓事情看起來像做完 80%
5、一般,。,每科都先拿80分再說!,(20%的力氣),剩下的時(shí)間優(yōu)先分配於有興趣的或效用大的!,8,我是學(xué)生,八二法則干我屁事前面的80分通常只要花20%的努,1 st,急,2 nd,重,3,輕,4 th,緩,請排出正確的行事優(yōu)先順序,1,?,4,?,2,3,時(shí)間管理矩陣,低,高,緊急度,高,低,重要性,?,?,要把時(shí)間用在對的地方!,9,1 st 2 nd34 th請排出正確的,艾森豪法則,美國艾森豪將軍指出，,人們的精力，往往被緊急但較不重要的事情所佔(zhàn)用,，而並未完全或儘可能的將時(shí)間與精力用在重要的事。,艾森豪法則的啟示：,留多一點(diǎn)時(shí)間給重要的事情,。,?,1,?,緊急,4,重要,不緊急,不
6、重要,45%,35%,5%,15%,But How?說的容易.,降低右表中3和4的時(shí)間!,錯(cuò)誤的時(shí)間分配,10,艾森豪法則 美國艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被緊急但,緊急的事,不緊急的事,重要的事,1 st,急,2 nd,重,不重要的事,3 rd,輕,4 th,緩,正確的行事優(yōu)先順序與時(shí)間分配,時(shí)間管理矩陣,35%,50%,12%,3%,留多一點(diǎn)時(shí)間給重要的事情,11,緊急的事不緊急的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 r,主管,明智的時(shí)間配置,1,2,1.重要的事情著重在 Plan,Plan 著重在 Do,Do 著重在 Check,Check 著重在 Action,2.重要的事情要
7、逐漸地交給,信任的部屬,這叫“灌能”,12,主管明智的時(shí)間配置121.重要的事情著重在 Plan12,緊急的事,不緊急的事,重要的事,設(shè)備故障或生產(chǎn)停擺,員工產(chǎn)生肢體衝突,有期限的任務(wù),突然停電,顧客抱怨,計(jì)畫之研擬,公關(guān)之促進(jìn),技能之提升,問題之調(diào)查,誤會(huì)之澄清,不重要的事,有些會(huì)議之出列席,有些不速之客到訪,有些臨時(shí)的邀約,有些無謂的請託,有些無聊的電話,有些交際應(yīng)酬,有些文件之處理,處理屬下之工作,個(gè)人嗜好的沈迷,無關(guān)緊要的信件,各類輕重緩急事情範(fàn)例,13,緊急的事不緊急的事重要的事設(shè)備故障或生產(chǎn)停擺計(jì)畫之研擬不重要,時(shí)間管理,不是,什麼?,時(shí)間本身不是問題，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都
8、是一樣多,。,時(shí)間是無法累積與增值的資源,。,所以時(shí)間管理的問題本身不在於時(shí)間，而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間,。,14,時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問題，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí),時(shí)間管理,是,什麼?,時(shí)間管理就是,自我管理,。,自我管理即是,改變習(xí)慣,，以令自己更富績效，更富效能,。,把事情很快地做完，叫做,效率,。,把事情很快又很對地做完，叫做,效能,。,Do the thing right!,Do the right thing!,時(shí)間管理就是要學(xué)會(huì)如何運(yùn)用時(shí)間,。,時(shí)間管理就是,事前的規(guī)劃,與,長期的計(jì)劃,。,15,時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理就是自我管理。15,你的時(shí)間管理出
9、了什麼問題？,一、無法管理外在的要求,主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時(shí)得放下手邊的工作去做別的事情。,擔(dān)任主管的責(zé)任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動(dòng)，外界的干擾是主管工作的一部份。,你可以排定某些時(shí)段做為你的緩衝時(shí)間，當(dāng)有人臨時(shí)找你需要討論事情時(shí)，可以請他在你有空的時(shí)間再來,。,1/3,缺乏說“,不,”的勇氣,。,16,你的時(shí)間管理出了什麼問題？一、無法管理外在的要求主管最大的困,你的時(shí)間管理出了什麼問題？,二、做事沒有方法,我們常運(yùn)用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實(shí)上，這並不是最有效率的方法。,完成一件事情，可以有許
10、多方法，重點(diǎn)在於你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時(shí)間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？,2/3,儘快完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完 80%一般,。,17,你的時(shí)間管理出了什麼問題？二、做事沒有方法我們常運(yùn)用自己所熟,你的時(shí)間管理出了什麼問題？,三、過度溝通而沒有想法,如果真要開會(huì)，要避免毫無結(jié)果的討論。當(dāng)我們遇到問題時(shí)，第一個(gè)想到的是找人開會(huì)，希望多一點(diǎn)人一起商量討論。但是會(huì)議的核心目的在於做出決策，而非討論。,主管應(yīng)該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法，然後在會(huì)議上提出來讓大家討論，聽聽其他人有什麼想法。這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可
11、以當(dāng)下做出決策，開完會(huì)後所有就能立即開始工作。,3/3,18,你的時(shí)間管理出了什麼問題？三、過度溝通而沒有想法如果真要開會(huì),有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵,從自我可掌控的部份開始,釐清不同性質(zhì)的工作,排定ABCDE優(yōu)先順序,留點(diǎn)時(shí)間給自己,See next 4 slides,19,有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵從自我可掌控的部份開始See next,有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵,一、從自我可掌控的部份開始,主管在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，可以從自己可能掌握的部份開始，包括與下屬的互動(dòng)時(shí)間、和完全屬於自己的時(shí)間。,最直接的方法，就是有效管理與屬下之間互動(dòng)的方式。讓屬下遇到問題時(shí)，能夠提出建議並採取雙方都同意的做法或是主動(dòng)採取行
12、動(dòng)並向上報(bào)告。,1/4,20,有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵一、從自我可掌控的部份開始主管在進(jìn)行時(shí),有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵,二、釐清不同性質(zhì)的工作,根據(jù)美國密西根大學(xué)心理學(xué)和神經(jīng)學(xué)科學(xué)家最新研究發(fā)現(xiàn)，人的大腦在持續(xù)不間斷處理一件事情時(shí)，才能發(fā)揮最佳功能。,因此，最佳的工作方式就是將性質(zhì)類似的工作集中在同一時(shí)段完成。你可以將工作分成兩大部份：,需要高度專注力的工作，如撰寫報(bào)告、擬定計(jì)畫等。,相對而言不需要太多專注力的工作，像是開會(huì)、處理文書作業(yè)、電話連繫等。,2/4,21,有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵二、釐清不同性質(zhì)的工作根據(jù)美國密西根大,有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵,三、排定優(yōu)先順序,可以採取,ABCDE,模式：
13、,A級工作：非常重要且緊迫、必須立刻完成。,B級工作：很重要，但有較多緩衝的時(shí)間。,C級工作：可以做的事，但是沒有很重要，要不 要做也沒有太大的影響。,委派（Delegate）緊急但不重要工作：將緊急但不重要的工作分派給適當(dāng)?shù)娜藞?zhí)行。,刪除（Eliminate）沒有時(shí)間做的工作：如果排不上時(shí)間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。,3/4,22,有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵三、排定優(yōu)先順序可以採取 ABCDE,有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵,四、留點(diǎn)時(shí)間給自己,記住!,你無法做一切的事情,，要,學(xué)習(xí)何時(shí)該說不,。,儘管工作再忙，都應(yīng)該,留給自己一點(diǎn)時(shí)間,，在不受打擾的狀況下，,專心的思考,一些問題。,4/4,主
14、管不僅是做事的人，更要成為,思考者,，主管工作很重要的一部份就是策略的規(guī)劃，像是團(tuán)隊(duì)未來的發(fā)展或是新市場的開發(fā)等。,23,有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵四、留點(diǎn)時(shí)間給自己記住!你無法做一切,預(yù)留 Buffer(緩衝區(qū)),並不是每件事情都那麼的急。,如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉，相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的。,所以應(yīng)該要有一個(gè)地方，緩衝區(qū)，讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情，但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們。,24,預(yù)留 Buffer(緩衝區(qū))並不是每件事情都那麼的急。24,學(xué)會(huì)拒絕,拒絕要求四部曲,傾聽、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求,。,拒絕部屬,鼓勵(lì)部屬指出衝突所在，並提出
15、變通辦法；必要時(shí)支持部屬拒絕不合理的要求,。,拒絕老闆,提醒他你目前處理中的工作，並請他協(xié)助決定新工作的優(yōu)先次序,。,25,學(xué)會(huì)拒絕拒絕要求四部曲25,如果沒有 E-Mail 該有多閒,1.你一天花多少時(shí)間在看 Email?,2.你進(jìn) Email 會(huì)不會(huì)看廣告信?,3.你看Email 的時(shí)間是連續(xù)的,還是片斷的?,4.你的Email 有沒有做分類?,5.你回信時(shí)是邊看邊回,還是分類後集中回信?,6.你進(jìn) Email 信箱,是先看信還是先發(fā)信?,葛洛夫:你的時(shí)間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段?其實(shí)你應(yīng)該集中處理它!,Andrew S.Grove（安德魯葛洛夫）為Intel主要?jiǎng)?chuàng)始人,2
16、6,如果沒有 E-Mail 該有多閒 1.你一天花多少時(shí)間在看,如何提高 Email 的處理效率,一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然後做分類的動(dòng)作。(或設(shè)定自動(dòng)分類),除了真正急件以外，集中時(shí)段回信。,養(yǎng)成習(xí)慣，一天只在三個(gè)時(shí)段看 Email,例如:,時(shí)段,信箱,回信,備註,08:30,公事,V,13:00,公事,X,急件才回,17:20,公事,V,21:45,私人,V,27,如何提高 Email 的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有,今天,必須做的事,今天,應(yīng)該做的事,今天,可以做的事,今日三件事,28,今天今天今天今日三件事28,設(shè)定SMART的目標(biāo),目標(biāo)設(shè)定要 SMART,Specific 要明確,Measurable 要可量測,Attainable/,Achievable 要可達(dá)成,Realistic/Relevant 要?jiǎng)?wù)實(shí)/要切題,Time bound 要有時(shí)限,Acronym 頭字語,時(shí)間管理,就是,要有好的規(guī)劃,。,29,設(shè)定SMART的目標(biāo)目標(biāo)設(shè)定要 SMART Acronym,養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣,行動(dòng)才是企劃的開始。,用,兵貴在速戰(zhàn)速?zèng)Q，時(shí)機(jī)稍縱即
時(shí)間管理法中的二八原則課件
