【計(jì)劃書】6SIGMA優(yōu)化資產(chǎn)采購(gòu)系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃書
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6SIGMA優(yōu)化資產(chǎn)采購(gòu)系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃書一、 項(xiàng)目名稱: 優(yōu)化資產(chǎn)采購(gòu)系統(tǒng)二、 項(xiàng)目目的: 資產(chǎn)采購(gòu)從金額上來(lái)講,是行政后勤部第二大費(fèi)用支出項(xiàng)目,需要加強(qiáng)管理;從客戶滿意度上來(lái)講,采購(gòu)業(yè)務(wù)的客戶滿意度一直處于較低的水平,有較大的改進(jìn)空間。本項(xiàng)目主要通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)周期、降低采購(gòu)成本、提升采購(gòu)質(zhì)量三方面提升采購(gòu)業(yè)務(wù)的水平,提高客戶滿意度。 三、 項(xiàng)目目標(biāo)(交付物):1. 項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告(附數(shù)據(jù)、項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)評(píng)測(cè))2. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過(guò)的采購(gòu)周期子項(xiàng)目報(bào)告3. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過(guò)的價(jià)格折扣子項(xiàng)目報(bào)告4. 標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購(gòu)流程5. 標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商管理體系(含選擇及評(píng)估流程)四、 項(xiàng)目范圍(POS) 為了降低公司運(yùn)營(yíng)成本,提升資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的運(yùn)作水平,自2001年9月17日2002年5月31日,在聯(lián)想集團(tuán)有限公司京區(qū)平臺(tái)實(shí)施優(yōu)化資產(chǎn)采購(gòu)系統(tǒng)項(xiàng)目。項(xiàng)目將需工時(shí)1816工時(shí),資金投入共計(jì)283000元(與節(jié)電項(xiàng)目一起,詳細(xì)數(shù)據(jù)見(jiàn)第八條資源需求),項(xiàng)目預(yù)期使資產(chǎn)采購(gòu)周期平均縮短26%、采購(gòu)折扣率在現(xiàn)有基礎(chǔ)上再提升3%的比例,采購(gòu)合格率提升2個(gè)百分點(diǎn)。具體項(xiàng)目指標(biāo)如下:采購(gòu)種類項(xiàng)目指標(biāo)實(shí)施前實(shí)施后外部采購(gòu)采購(gòu)周期平均(平均) (最長(zhǎng))通用類12.5天7天 9天通用類(家具)47.542天 44天通用類(簽合同)16天10天 12天 通用類(簽合同)(家具)51天45天 47天通用類(采購(gòu)組) 20天15天 18天通用類(采購(gòu)組)(家具)55天50天 53天通用類(招投標(biāo)) 35天28天 32天通用類(招投標(biāo))(家具)70天63天 67天專用類(審批建帳周期)4.5天2.5天內(nèi)部采購(gòu)采購(gòu)周期辦公用機(jī)9天5天 7天C類內(nèi)部領(lǐng)用(有現(xiàn)貨)11天5天 9天C類內(nèi)部領(lǐng)用(訂單生產(chǎn))-服務(wù)器41天35天 39天C類內(nèi)部領(lǐng)用(訂單生產(chǎn))- 其他27天20天 29天外部采購(gòu)?fù)ㄓ妙愘Y產(chǎn)(詳見(jiàn)附件四)折扣率現(xiàn)狀折扣率目標(biāo)家電類10. 8%13%照/攝相器材類25.2%29%計(jì)算機(jī)外設(shè)類7.5%11%辦公設(shè)備類32%35%專用類資產(chǎn)(詳見(jiàn)附件五)折扣率現(xiàn)狀折扣率目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備17%18%軟件54%60%外設(shè)18%20%電力設(shè)備14%20%生產(chǎn)設(shè)備18%20%儀器儀表17%20%通訊視頻8%15% 五、 項(xiàng)目組成員及其職責(zé)姓 名職責(zé)倡導(dǎo)者(發(fā)起人)李淑明1、項(xiàng)目預(yù)算及全體人員的管理;2、批準(zhǔn)任命leader及項(xiàng)目的時(shí)間、成本、工作范圍;3、指導(dǎo)、培訓(xùn)項(xiàng)目leader;項(xiàng)目管理者北京廠制造技術(shù)發(fā)展處Team Leader彭代蓮江建兵1、 對(duì)項(xiàng)目的最終結(jié)果負(fù)責(zé);2、 負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目組成員所需6sigma知識(shí)和工具進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo);3、 牽頭制定項(xiàng)目計(jì)劃并推動(dòng)項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施;4、 負(fù)責(zé)項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目工作中的績(jī)效考核。核心成員熊久紅趙萱協(xié)調(diào)資源,將6SIGMA的推進(jìn)與處內(nèi)其他業(yè)務(wù)及項(xiàng)目融合起來(lái);將項(xiàng)目組成員表現(xiàn)列入績(jī)效考核。劉靖趙卉負(fù)責(zé)子項(xiàng)目“提升采購(gòu)價(jià)格折扣及一次到貨合格率”。負(fù)責(zé)價(jià)格折扣指標(biāo)的建立及數(shù)據(jù)收集;供應(yīng)商考評(píng)體系的確立、渠道梳理;組織與供應(yīng)商的談判和簽約;可打包采購(gòu)資產(chǎn)的梳理及數(shù)據(jù)提供;擬定招投標(biāo)文件并組織招標(biāo);客戶需求分析;找標(biāo)桿;對(duì)價(jià)格折扣率、采購(gòu)合格率指標(biāo)負(fù)責(zé)。趙卉負(fù)責(zé)專用類資產(chǎn)采購(gòu)流程的優(yōu)化。杜青負(fù)責(zé)子項(xiàng)目“縮短采購(gòu)周期”。采購(gòu)周期各項(xiàng)指標(biāo)建立及數(shù)據(jù)收集;客戶需求分析;優(yōu)化通用類資產(chǎn)采購(gòu)流程;建立采購(gòu)流程中各崗位的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn);對(duì)采購(gòu)周期指標(biāo)負(fù)責(zé)。趙雪峰負(fù)責(zé)收貨環(huán)節(jié)的控制及數(shù)據(jù)收集,一次到貨合格率及返修率數(shù)據(jù)的提供。李秀芳負(fù)責(zé)收集匯總專用類采購(gòu)周期負(fù)責(zé)匯總專用類采購(gòu)周期數(shù)據(jù);審核內(nèi)外部采購(gòu)原始數(shù)據(jù),優(yōu)化建帳環(huán)節(jié)及信息化系統(tǒng)。其他項(xiàng)目組成員劉鳳姣負(fù)責(zé)報(bào)銷環(huán)節(jié)的優(yōu)化及數(shù)據(jù)收集。楊振營(yíng) 趙英剛潭麗華 陳霆蔣克平 李秀云馮鳳英 張聰杰陳曉真 郭欣按規(guī)范填寫原始數(shù)據(jù)收集表單,輔助自己的直接主管完成項(xiàng)目職責(zé)。六、 項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃WBS DICTIONARY(見(jiàn)附件二)項(xiàng)目甘特圖(見(jiàn)附件六)標(biāo)注里程碑資產(chǎn)采購(gòu)項(xiàng)目里程碑制表日期: 2001/9/11 制表人: 江建兵 負(fù)責(zé)人:杜青、劉靖、趙卉里程碑交付物完成日期責(zé)任人最終成果100%1 項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告(附數(shù)據(jù)、項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)評(píng)測(cè))2 經(jīng)項(xiàng)目組審核過(guò)的采購(gòu)周期子項(xiàng)目報(bào)告3 經(jīng)項(xiàng)目組審核過(guò)的價(jià)格折扣子項(xiàng)目報(bào)告4 標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購(gòu)流程5 標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商管理體系(含選擇及評(píng)估流程)6. 渠道現(xiàn)狀分析報(bào)告2002/05/012002/05/012002/05/012002/05/012002/05/252002/05/25江建兵杜青劉靖杜青/趙卉劉靖趙卉/劉靖中期目標(biāo)75%1. 采購(gòu)周期新數(shù)據(jù)采集及分析報(bào)告 2. 修訂后的資產(chǎn)采購(gòu)流程,通過(guò)審批3. 采購(gòu)技能培訓(xùn)教材,實(shí)施培訓(xùn)4. 采購(gòu)周期指標(biāo)分析報(bào)告(應(yīng)達(dá)到平均周期再次縮短:通用類2天、專用類1天、內(nèi)部領(lǐng)用1.5天)5. 采購(gòu)價(jià)格折扣、采購(gòu)合格率指標(biāo)的跟蹤報(bào)表6. 價(jià)格折扣等指標(biāo)的分析報(bào)告(指標(biāo)包括價(jià)格折扣、采購(gòu)合格率,此時(shí)價(jià)格折扣應(yīng)已達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期即提升了3個(gè)百分點(diǎn))7. 供應(yīng)商季度評(píng)估報(bào)告2002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/01杜青杜青杜青杜青劉靖/趙卉劉靖/趙卉趙卉/劉靖中期目標(biāo)50%1. 對(duì)確立為談判對(duì)象的供應(yīng)商的考察報(bào)告2. 與供應(yīng)商簽署的合作協(xié)議3. 大金額采購(gòu)招標(biāo)的標(biāo)書樣本及招標(biāo)報(bào)告4. 建立優(yōu)化后采購(gòu)周期的新的數(shù)據(jù)采集體系5. 對(duì)于新采購(gòu)流程的宣貫培訓(xùn)教材,培訓(xùn)實(shí)施6. 審批完的新流程,投入實(shí)施2002/01/012002/01/012002/01/012001/12/012001/12/012001/12/01趙卉/劉靖趙卉/劉靖趙卉/劉靖杜青杜青杜青中期目標(biāo)25%1. 采購(gòu)周期數(shù)據(jù)采集體系(指標(biāo)定義、數(shù)據(jù)收集表單、收集制度、測(cè)算方法等) 2. 采購(gòu)流程優(yōu)化的需求調(diào)研報(bào)告3. 梳理完的流程(以對(duì)流程進(jìn)行了優(yōu)化,并向上報(bào)批)4. 新流程下采購(gòu)周期的分析報(bào)告(應(yīng)達(dá)目標(biāo)周期平均縮短:通用類3天、專用類1天、內(nèi)部領(lǐng)用2.5天)5. 價(jià)格折扣率、采購(gòu)合格率指標(biāo)的收集體系(指標(biāo)定義、數(shù)據(jù)收集表單、收集制度、測(cè)算方法等)6. 通用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及改進(jìn)目標(biāo)報(bào)告7. 專用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及改進(jìn)目標(biāo)報(bào)告8. 通過(guò)報(bào)批的供應(yīng)商管理規(guī)范9. 供應(yīng)商原始數(shù)據(jù)分析報(bào)告(通過(guò)分析數(shù)據(jù),確立下一階段的談判對(duì)象及談判計(jì)劃)10. 客戶需求報(bào)告2001/10/302001/10/302001/10/302001/10/302001/09/302001/09/302001/09/302001/10/302001/10/302001/10/30杜青杜青杜青/趙卉杜青趙卉/劉靖劉靖趙卉劉靖趙卉/劉靖趙卉/劉靖七、 項(xiàng)目標(biāo)志 第四項(xiàng)項(xiàng)目描述中的各項(xiàng)指標(biāo)均達(dá)成,并給出第三項(xiàng)項(xiàng)目交付物中的5項(xiàng)交付物即標(biāo)志著項(xiàng)目的成功。八、 項(xiàng)目資源需求及收益預(yù)測(cè)資源需求:項(xiàng)目從2001年9月17日開(kāi)始至2002年5月31日結(jié)束,預(yù)計(jì)投入工時(shí)1816工時(shí)、 資金投入: 與節(jié)電項(xiàng)目一起共需資金:共計(jì)283000元 外部培訓(xùn)(咨詢公司)20萬(wàn)元; 內(nèi)部培訓(xùn)(二次培訓(xùn)及采購(gòu)技能培訓(xùn)):3萬(wàn)元; 差旅費(fèi)(2人6次):48000元活動(dòng)費(fèi)(項(xiàng)目中期及終期,順利完成項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)時(shí)使用):5000元收益預(yù)測(cè):直接收益:價(jià)格折扣的提高節(jié)約了采購(gòu)成本 -2000萬(wàn)*3%=60萬(wàn) 從2001年5月份以后每年可節(jié)約-22000萬(wàn)*3%=660萬(wàn)間接收益:采購(gòu)周期平均縮短了26%,審批環(huán)節(jié)的簽字人次減少,可大大節(jié)約 采購(gòu)的人工成本;采購(gòu)合格率的提高也會(huì)有效降低人工成本;以上指標(biāo)的改善會(huì)大大提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的客戶滿意度。對(duì)部門持續(xù)改善的貢獻(xiàn):1. 形成了標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購(gòu)流程及供應(yīng)商管理體系2. 摸索了6sigma項(xiàng)目管理的方法,積累一定的經(jīng)驗(yàn),可供其他業(yè)務(wù)處參考;3. 培養(yǎng)了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解決問(wèn)題的團(tuán)隊(duì),為后續(xù)推動(dòng)6sigma的應(yīng)用起到促進(jìn)作用;九、 項(xiàng)目的柔性:時(shí)間(最小) 資源 (中) 范圍(最大)十、 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃資產(chǎn)采購(gòu)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)表表1風(fēng)險(xiǎn)號(hào)嚴(yán)重度發(fā)生的頻度可探測(cè)程度總體威脅1流程審批時(shí)間長(zhǎng)HHHH2原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確HHMH 核心成員流失HMLH相關(guān)部門協(xié)調(diào)失敗HMHM5成員瀆職MMHM表2風(fēng)險(xiǎn)號(hào)預(yù)防行動(dòng)應(yīng)急行動(dòng)起動(dòng)信號(hào)起動(dòng)人員1領(lǐng)導(dǎo)層在流程討論的關(guān)鍵階段介入溝通,啟動(dòng)臨時(shí)性操作辦法流程簽批在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)無(wú)結(jié)果劉靖/杜青2加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集過(guò)程的監(jiān)控抽查力度核對(duì)原始數(shù)據(jù)抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)5%數(shù)據(jù)不符劉靖/趙卉/杜青3加強(qiáng)溝通、明確項(xiàng)目意義及對(duì)自身影響,準(zhǔn)備后備人員后備人員接手核心成員流失熊久紅獲得上層領(lǐng)導(dǎo)支持上層協(xié)調(diào)項(xiàng)目組協(xié)調(diào)失敗江建兵5培訓(xùn)和教育,建立監(jiān)督檢查機(jī)制,準(zhǔn)備后備人員溝通,后備人員接手未按計(jì)劃完成階段目標(biāo)江建兵十一、 團(tuán)隊(duì)公約1、 計(jì)劃階段1.1 溝通形式:會(huì)議、郵件1.2 參加人員:核心成員-熊久紅、趙萱、杜青、劉靖、趙卉、李秀芳、趙雪峰1.3 完成時(shí)間:2001年9月17日1.4 成果:經(jīng)批準(zhǔn)的總項(xiàng)目計(jì)劃書、各自職責(zé)的甘特圖。2、 實(shí)施跟蹤階段2.1 在計(jì)劃完成時(shí)間內(nèi)對(duì)進(jìn)展進(jìn)行交流,遇困難或新問(wèn)題時(shí)隨時(shí)溝通;2.2 由各任務(wù)的責(zé)任人按時(shí)完成實(shí)施各階段的回顧及分析報(bào)表,提交江建兵;2.3 由江建兵匯總階段成果,提交倡導(dǎo)者。3、 對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)的調(diào)整:調(diào)整流程:如因特殊原因需對(duì)計(jì)劃或目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整,核心成員以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)提出理由和建議,經(jīng)項(xiàng)目組討論,評(píng)估影響,達(dá)成一致后交項(xiàng)目管理者和倡導(dǎo)者批準(zhǔn),只有經(jīng)項(xiàng)目管理者和倡導(dǎo)者批準(zhǔn)后的變更方可生效。4、 項(xiàng)目文件管理4.1 需要存檔的文件:凡是與項(xiàng)目相關(guān)的具有保存或參考價(jià)值的文件,如不同版本的項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)記錄表格、流程文件、管理規(guī)定文件、調(diào)查報(bào)告、分析文件;項(xiàng)目成員參加會(huì)議考勤記錄、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要等。4.2 文件存檔的方式:電子、紙質(zhì)5、 溝通機(jī)制5.1 會(huì)議:l 核心成員每周五上午9:3010:30召開(kāi)一次例會(huì),進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)展回顧,并商討解決存在的問(wèn)題;必要時(shí)組織臨時(shí)會(huì)議;l 向倡導(dǎo)者匯報(bào):兩周一次,遇重要問(wèn)題的決策時(shí),組織臨時(shí)會(huì)議;l 會(huì)議的通知、會(huì)議室及儀器等的預(yù)訂和準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)要等由核心成員輪流負(fù)責(zé);l 因故不能參會(huì)者,需征得項(xiàng)目LEADER的同意;l 會(huì)議紀(jì)要在會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)相關(guān)人員。5.2電話/郵件:隨時(shí)將本人所負(fù)責(zé)的工作進(jìn)展通報(bào)項(xiàng)目組全體核心成員。6、 項(xiàng)目組成員的績(jī)效考核6.1 比重:根據(jù)參與程度的不同,占個(gè)人績(jī)效考核的一定比例(該比例應(yīng)不低于個(gè)人季度工作計(jì)劃中6sigma項(xiàng)目工作所占的比重);6.2 依據(jù):個(gè)人計(jì)劃是否按時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)完成;是否對(duì)項(xiàng)目各項(xiàng)資料和成果進(jìn)行認(rèn)真整理歸檔;會(huì)議、活動(dòng)是否按時(shí)參加,是否積極發(fā)表意見(jiàn);遇問(wèn)題時(shí)是否及時(shí)交流;是否學(xué)會(huì)使用6sigma工具及PROJECT軟件。6.3 方式:以參與評(píng)價(jià)的方式體現(xiàn)在季度績(jī)效考核表中。7、 團(tuán)隊(duì)成員承諾:7.1 使用6sigma語(yǔ)言、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)共享。7.2 嚴(yán)格按計(jì)劃推進(jìn),出現(xiàn)突發(fā)事件及時(shí)溝通匯報(bào),收集準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。8、 爭(zhēng)議解決:在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,如果出現(xiàn)爭(zhēng)議首先由TEAM LEADER與項(xiàng)目組核心成員進(jìn)行協(xié)調(diào)評(píng)判,不能解決爭(zhēng)端則上交項(xiàng)目管理者及倡導(dǎo)人處理。十二、 項(xiàng)目計(jì)劃確認(rèn)和批準(zhǔn)項(xiàng)目成員對(duì)本項(xiàng)目計(jì)劃的簽字確認(rèn):SPONSOR批準(zhǔn)本項(xiàng)目計(jì)劃:附件:附件一:技術(shù)術(shù)語(yǔ)定義及收集制度 附件二:資產(chǎn)采購(gòu)項(xiàng)目WBS表 附件三:采購(gòu)周期現(xiàn)狀過(guò)程圖(家具和通用類資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程圖、內(nèi)部領(lǐng)用過(guò)程圖(研發(fā)成品類)、專用類資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程圖)附件四:通用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及目標(biāo)數(shù)據(jù)附件五:專用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及目標(biāo)數(shù)據(jù)附件六:資產(chǎn)采購(gòu)各子項(xiàng)目甘特圖- 1.請(qǐng)仔細(xì)閱讀文檔,確保文檔完整性,對(duì)于不預(yù)覽、不比對(duì)內(nèi)容而直接下載帶來(lái)的問(wèn)題本站不予受理。
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