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1、,時間管理培訓,名人名言,盛年不重來，一日難再晨，,及時當勉勵，歲月不待人。,陶淵明,凡是在事業(yè)上有所成就的人，,無一不是利用時間的能手。,華羅庚,放棄時間的人，時間也會放棄他。,莎士比亞,你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構成生命的材料。,富蘭克林,時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什么都不能管理。,彼得,杜拉克,名人名言,小實驗,道具：,鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，,細沙一堆，水一罐。,方法：,把以上物品裝進鐵桶。,提問：,如果請你做這個實驗，你將會按怎,樣的順序把以上物品裝進鐵桶？,什么是時間管理,概念,由于時間所具備的基本特性，所以時間管,理的對象并不是時間本身，
2、而是指面對時間而,進行的,“,自管理者的管理,”,。所探索的是如何減,少時間浪費，以便有效地完成既定目標。,結論,通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。,一、時間管理的基本概念,案例分析,有效時間管理的五個步驟,明確你的價值觀,確定你的目標,對你的目標按優(yōu)先級別排序,明確你的任務,對任務按優(yōu)先等級排序,時間管理的步驟,價值觀,金錢,權利,自我實現(xiàn),價值觀,健康,看牙醫(yī)、洗澡等,家庭,給家里打電話等,社交,買禮物、回信、參加聚會、拜訪朋友等,生活,準備燭光晚餐等,工作,準備簡報等,學習,聽一場講座等,價值觀、目標與任務,優(yōu)先級綜合分析,四象限坐標圖,重要度,緊迫性,A,重要而且緊迫,緊迫但不重要
3、,D,不重要不緊迫,重要但不緊迫,分清的輕重緩急,請運用四象限方法排列你的工作：,緊急,不緊急,重,要,A,（碎石型的事務）,危機,急迫的問題,有期限壓力的計劃,B,（石塊型的事務）,發(fā)掘新機會,規(guī)劃,改進產(chǎn)能,建立伙伴關系,防患于未然,不,重,要,C,（細沙型的事務）,不速之客的接待,某些信件、文件、電話的處理,某些會議的出席,某些必要而不重要的會議、活動,D,（水型的事務）,一些可做可不做的雜事,一些不必要的應酬,有趣的活動,七、分清工作的輕重緩急,四個象限的,4D,原則,1,、我們的問題在哪里,時間的浪費,電話干擾，陪同煲粥,會而不議，議而不決,不速之客，禮節(jié)陪聊,回復信件，斟字酌句,外
4、部客觀的低效率，如：,A,、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）,B,、餐飲服務,C,、社會化程度,三、時間管理,1,、我們的問題在哪里,時間的浪費,某項調(diào)查數(shù)據(jù)結果,（天）,三、時間管理,睡 眠,8.05,小時,用 餐,1.31,小時,瑣 事,0.55,小時,工 作,7.34,小時,交 際,0.39,小時,休 息,0.45,小時,娛 樂,0.31,小時,上下班交通,0.73,小時,讀書報雜志,0.42,小時,處理家務事,0.26,小時,興趣的工作,0.37,小時,音樂或電視,2.51,小時,與朋友聊天,1.11,小時,1,、我們的問題在哪里,時間陷井,情不自禁,事必躬親,過分客套,例行公事,
5、猶豫不決,漫不經(jīng)心,碌碌無為,三、時間管理,國外學者對某跨國公司總部人員,的,跟蹤調(diào)查顯示：,管理人員平均每,8,分鐘被打擾一次；,業(yè)務系統(tǒng)的管理人員平均每周花在,會議上的時間不少于,10,小時；,行政管理人員每周會議,20,小時。,心理學家指出：,恢復思路平均時間為分鐘,日本學者關于時間浪費的調(diào)查,“,人們一般每,8,分鐘會收到,1,次打擾，每小時大約,7,次，,即每天,50,60,次。平均每次打擾大約是,5,分鐘，總共每天,大約,4,小時，也就是,50%,。其中約,3,小時的打擾是沒有意義,或者極少有價值的。同時 人被打擾后重拾原來的思路至,少需要,3,分鐘，每天就是,2.5,小時。,”,
6、根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的,時間損失約為,5.5,小時，按,8,小時工作制算，這占了工作時,間的,68.7%,。,三、時間管理,時間管理的原則,時間進度表制定原則,實際花費的時間總比預計的長,突發(fā)性事件應付原則,為突發(fā)事件預留處理時間,日常性事務維護原則,做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎工作,時間被占用說不原則,過度熱心腸者的良藥,三、時間管理,3,、走出觀念上的誤區(qū),“,缺我不可,”,的潛理念,事必躬親的諸葛亮,導致操勞過度的高管人員,推遲決策會提高決策質(zhì)量,借口,“,需要更多的事實,”,只要授權就可節(jié)約時間,相關人員能力不足,無效授權或授權失控,三、時間管理,走出觀念上的誤
7、區(qū),高效率就是高效益,快就一定好嗎？,方向錯誤和方法不當,鑒別問題比進一步解決問題容易,想明白了再行動,找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素,管理上有捷徑可走嗎？,三、時間管理,三、時間管理,時間管理的八大法寶,樹立時間價值觀,理念變革,結構流程優(yōu)化,組織前提,工作環(huán)境,“,”,準備工作,工作的計劃性,目標管理,分清工作輕重緩急,優(yōu)先級,并行串行的兼顧性,統(tǒng)籌學,工作任務轉移,授權與借力,學會說,“,不,”,拒絕的學問,時間管理,SMART,原則,讓目標達到,SMART,標準,四象限原則,關注重要且緊迫的第二象限,韻律原則,保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào),流程優(yōu)化精簡原則,分析流程，減少多余環(huán)節(jié),三、時間
8、管理,案例,：時間管理,韻律原則,“,韻律原則,”,包括兩個方面的內(nèi)容：,一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如,e-mail,），要適當?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等；,二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。,三、時間管理,1,、提高你的時間管理技能,做個時間管理的高手,學會從事務型工作中解脫出來,有效地計劃與安排自己的時間,找到節(jié)約時間的措施,學會積零成整,實行交叉,“,輪作,”,提高,“,復種,”,指數(shù),整批使用時間,應付意外事件,分身有術,四、時間管理的基本策略,2,、應該記住的,
9、20,條實用方法,準備之一：長期準備（,4,）,購買工具書,/,增加知識儲備,/,提高能力,訓練你的快速閱讀能力,把常用的文件,/,文具放好,養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣,四、時間管理的基本策略,凡事預則立，不預則廢。,2,、應該記住的,20,條實用方法,準備之二：臨時準備（,5,）,明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序,將相關的工作列在一起,把工作計劃放到隨時可見的地方,每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘,做好正式工作前的準備工作,四、時間管理的基本策略,2,、應該記住的,20,條實用方法,要培養(yǎng)的好習慣（,7,）,利用各種裝備如電話,/,信件等節(jié)省時間,把最困難的事放在效率最高的時候,利用零碎時間處理
10、例行性事務,午餐或下班前開會效率最高,/,避免上午開會,休息片刻,/,伸個懶腰,/,沖杯咖啡,/,茶,/,其他飲料,報刊放在晚上看,每晚沉思片刻,/,回顧與總結,四、時間管理的基本策略,2,、應該記住的,20,條實用方法,與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應變能力（,4,）,站著接待一向健談的來訪者,從不主動閑聊,/,盡量回避來閑聊者,管理電話：主動撥號,/,與被動接聽,如遇瑣事纏身能快速擺脫,3,、經(jīng)理人員的時間管理,抓大放小,/,充分授權,4,、秘書人員的時間管理,認清自己的角色和職責,四、時間管理的基本策略,、,樹立時間價值觀,首先解決思想認識問題,人的行動是受思想支配的,思想方法決定行為模式,牢固樹立
11、時間的價值觀,時間就是效益,時間就是金錢,時間就是生命,五、基礎工作與有備無患,牢記魯迅先生的話：,時間是組成生命,的材料，浪費別人的,時間，其實是無異于,謀財害命的。,工作環(huán)境,“,”,不同層次員工的準備工作,金領高管的準備工作,、整體工作目標、階段性工作規(guī)劃,、下級狀況備忘錄、用好秘書這個幫手,白領階層的辦公室,“,”,、工作計劃表、常用文件及工具書,、柜子及辦公室桌清理、相關人員通訊錄,藍領員工的作業(yè)現(xiàn)場管理,五、基礎工作與有備無患,日常價值法控制時間,工作中的現(xiàn)象,我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些,人和事都需要你耗費時間來處理。,你將如何應對？,是堅持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反
12、應？,通常的表現(xiàn),有明確標準的，快速決斷,沒明確標準的，依據(jù)直覺感受,五、基礎工作與有備無患,浪費時間的大敵,工作目標不明確,你為什么工作,你要達到什么目的,工作沒有計劃性,工作千頭萬緒,眉毛胡子一把抓,被動工作和生活,跟著感覺走,工作目標及其計劃性,2,、時間管理第一法則,目標管理與工作的計劃性,工作方法三段論,六、工作目標及其計劃性,目標,方法,行動,計劃,計劃是從目標到方法的橋梁,3,、明確工作目標,怎樣制定工作計劃,年度計劃,季度計劃,月度計劃,周計劃,每天工作任務,工作計劃表要素：,序號,任務內(nèi)容,擬完成時間,相關責任人,檢查監(jiān)督人,備注,六、工作目標及其計劃性,目標體系的,SMAR
13、T,原則,S,-Specific,具體，不能籠統(tǒng)；,M,-Measurable,可度量，,A,-Attainable,可實現(xiàn)，指付出努力的情況下,可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標。,R,-Realistic,現(xiàn)實性，指目標是實實在在的。,T,-Time bound,時限，完成目標的期限。,工作目標及其計劃性,“,80,、,20,”,法則,運用,先做最重要的事情,你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？,你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？,結論：,做重要的少數(shù)事情,分清工作的輕重緩急,工作任務轉移,學會授權與借力,依據(jù)企業(yè)管理的組織原則,遵照公司崗位職責和權限,合理分權為授權的前提,非指揮權限
14、關系的借力,依靠個人非職務影響力,注意事項,授權有度，控權有方,借力要適當，注重實效,時間管理的統(tǒng)籌技巧,學會說,“,不,”,拒絕的學問,靈活運用日常價值法,快速反應，馬上決斷,注意國人的,“,講面子,”,婉言謝絕，而非強力拒絕,動之以情，曉之以理,提供良好的建議,時間管理技巧的具體應用,時間的特性決定了人永遠無法直接管理時間,根本手段是通過合理利用時間提高工作效率，,相對節(jié)約時間和完成更多的任務,時間管理的八大法寶（理念、原則、方法）,20,條應該掌握的具體實用方法（四類）,簡單實用方法和養(yǎng)成良好的習慣,課程總結,時間管理,順口溜,凡事明確目標，提前做好準備；,制定工作計劃，分清輕重緩急；,操作統(tǒng)籌兼顧，學會說不 借力；,注意勞逸結合，一切注重效率！,課程總結,請按下表類型列出你日常的工作任務：,課后作業(yè)：,緊急,不緊急,重,要,A,（碎石型的事務）,B,（石塊型的事務）,不,重,要,C,（細沙型的事務）,D,（水型的事務）,
時間管理培訓說明
