08環(huán)境記錄管理程序
<p> 版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號(hào) 修改日期:XX-2-08 環(huán)境記錄管理程序 頁(yè) 次： 1/3一、目的確保與體系活動(dòng)有關(guān)之環(huán)境記錄，易于閱讀、識(shí)別、查閱、歸檔、儲(chǔ)存、維護(hù)與處理，以證明所需環(huán)境已達(dá)成且證明環(huán)境管理系統(tǒng)之有效運(yùn)作。二、范圍本公司及來(lái)自相關(guān)方之有關(guān)環(huán)境記錄均屬之，如各階段環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄，內(nèi)部環(huán)境稽核報(bào)告，測(cè)量?jī)x器的內(nèi)外校對(duì)記錄，環(huán)境因素識(shí)別表，環(huán)境因素清單，管理評(píng)審等。三、標(biāo)準(zhǔn)ISO14001/2015 7.5.2 創(chuàng)建和更新 7.5.3 文件化信息的控制四、權(quán)責(zé)各相關(guān)責(zé)任單位:對(duì)環(huán)境記錄的保管與維護(hù)。五、定義環(huán)境記錄：是指顯示遵照體系而實(shí)施之活動(dòng)或已達(dá)成之結(jié)果的客觀證據(jù)之文書， （記錄亦可使用磁盤，光盤等之媒介物） 。六、作業(yè)內(nèi)容6.1記錄的書寫與修改。6.1.1書寫6.1.1.1書寫時(shí)須以不容易褪色,不容易擦除之方法；6.1.1.2不得使用鉛筆；6.1.1.3核準(zhǔn)者不得用文字處理機(jī)打印但可用印章。6.1.2修改6.1.2.1修改環(huán)境記錄時(shí),須以容易明白其原委之方法來(lái)進(jìn)行,并視情形,標(biāo)示修改日、修改者。6.1.2.2修改時(shí)不可以用修正液等予以清除,須將訂正處以(二條)抹除線等劃除并修改。6.2需管制保存之環(huán)境記錄以【環(huán)境記錄管制一覽表】管理,文管中心負(fù)責(zé)在文件制訂、修訂或廢止時(shí),若有相關(guān)之環(huán)境記錄變更應(yīng)實(shí)時(shí)制作一份最新的【環(huán)境記錄管制一覽表】,并依三階文件分發(fā)、回收方式作業(yè)。6.3環(huán)境記錄之歸檔,儲(chǔ)存,維護(hù)原則。6.3.1歸檔方式6.3.1.1環(huán)境記錄編號(hào)采流水號(hào)碼者:其歸檔方式采流水碼由小而大連續(xù)編成。廣州市 xx 有限公司版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號(hào) 修改日期:XX-2-08環(huán)境記錄管理程序 頁(yè) 次： 2/36.3.1.2環(huán)境記錄編號(hào)采用單據(jù)編號(hào)原則者:依單據(jù)編號(hào)連續(xù)編成順序排列。6.3.1.3無(wú)流水號(hào)或單據(jù)編號(hào)者:采記錄日期依序歸檔。6.3.1.3.1窗體無(wú)編碼者各部門依以下編碼原則自行編之:* * * * *6.3.1.3.2部門代碼:MA :管理代表 Q:品保部 P:生產(chǎn)部 S:營(yíng)業(yè) MM:管理部6.3.2歸檔時(shí)機(jī):依各種記錄選擇最適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)予以整理歸檔,如:6.3.2.1每日整理方式:如日?qǐng)?bào)表6.3.2.2每月整理方式:如月報(bào)表6.3.2.3每季整理方式:如日?qǐng)?bào),周報(bào),月報(bào)6.3.2.4每半年整理方式:如月報(bào)6.3.2.5每年整理方式:如月報(bào),季報(bào),年報(bào)6.3.3歸檔標(biāo)示:于整理歸檔完成時(shí),環(huán)境記錄之外部、封箱外部加以標(biāo)示,環(huán)境記錄內(nèi)容及期間之環(huán)境記錄,以達(dá)易于取閱之原則,如標(biāo)示于檔案夾之外部或整理成疊之日?qǐng)?bào)表封頁(yè)上。6.3.4歸檔索引:索引方式可如上述歸檔標(biāo)示方式或于環(huán)境記錄之封頁(yè)內(nèi)加“目錄索引”,便于查閱。6.3.5儲(chǔ)存原則:6.3.5.1為達(dá)資料儲(chǔ)存之完整與有效性,外來(lái)傳真資料需再次以復(fù)印機(jī)復(fù)印方式處理；流水號(hào)(01-09)日月年部門代碼廣州市 xx 有限公司版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號(hào) 修改日期:XX-2-08環(huán)境記錄管理程序 頁(yè) 次： 3/36.3.5.2儲(chǔ)存于檔案夾(柜)中；6.3.5.3匯整整理捆綁方式,裝訂成冊(cè)； 6.3.5.4置于箱中,抽屜中,擺放整齊；6.3.5.5儲(chǔ)存于信息系統(tǒng)中。6.3.6儲(chǔ)存之環(huán)境記錄應(yīng)定期(如每年年終)予以檢視,若發(fā)現(xiàn)變質(zhì)或損毀時(shí),應(yīng)立即處理,并保存其完整性,若完整性不足時(shí),應(yīng)知會(huì)相關(guān)單位,盡可能補(bǔ)建資料,若無(wú)法補(bǔ)建完整,應(yīng)報(bào)請(qǐng)管理代表裁決。6.4若客戶或供貨商欲查閱或索取所需之記錄時(shí),若合約有規(guī)定,在雙方同意的時(shí)間內(nèi),應(yīng)可提供其評(píng)估使用。6.5環(huán)境記錄可為書面、樣本或儲(chǔ)存于信息系統(tǒng)內(nèi)。6.6環(huán)境記錄之保存期限依【環(huán)境記錄管制一覽表】所載,若法規(guī)有規(guī)定或客戶有要求者,應(yīng)按法規(guī)規(guī)定或客戶合約要求之年限保存。6.7逾期環(huán)境記錄之銷毀各保存單位在每月底檢視庫(kù)存檔案,超過(guò)保存期限者,得自行決定銷毀或繼續(xù)保存,如屬保密性環(huán)境記錄則統(tǒng)一由行政部用碎紙機(jī)銷毀。七、參考文件7.1文件與資料管制程序八、流程圖無(wú)九、使用表單9.1環(huán)境記錄管制一覽表</p>
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