習(xí)慣三：要事第一.ppt

Welcome to,高效能經(jīng)理的,7,個習(xí)慣,習(xí)慣三 ：要事第一,關(guān)于要事第一,回顧,習(xí)慣一：要事第一,回顧前兩個習(xí)慣,回顧,習(xí)慣一告訴 我們，你能主宰自己，你是創(chuàng)造者。積極主動是有關(guān)選擇的問題。 習(xí)慣二是第一次創(chuàng)造，或智力的創(chuàng)造。以終為始講的是愿景。 習(xí)慣三是第二次創(chuàng)造，或?qū)嶋H的創(chuàng)造。這個習(xí)慣需要習(xí)慣1和習(xí)慣2的合作，它是每天每時，每時每記得的事情，它涉及許多時間管理領(lǐng)域的問題。同時，它還涉及生活管理-你的目標(biāo)、價值觀、角色和優(yōu)先順序。,你還有多少時間？,也許您對財(cái)務(wù)上的金額賬單已經(jīng)很熟悉，下面這張快速列出的典型賬單是否對您有所觸動。,要事第一,時間資本-紙條,要事第一,60年時間長度 剪除你已經(jīng)度過的歲月 休息時間 40% 吃飯梳洗 30% 休閑娛樂 30% 交通發(fā)呆 30% 剩余的是你可以創(chuàng)造效益的時間,什么叫做時間管理？,要事第一,有計(jì)劃地去使用那些被實(shí)踐證明是行之有效的工作方法！ 以便于組織管理好生活秩序，最大限度地利用自己所擁有的時間！ 他人決定 轉(zhuǎn)向 自我決定 關(guān)鍵不在于風(fēng)向何處吹，而在于我如何駕駛帆船。,“不能時間管理，便什么都不能管理”-（美 ）杜拉克,什么叫做時間管理？,要事第一,由于時間總是按著一定的速度光臨，并且按照同一速度消失，所以時間本身是無管理的。 時間管理不是關(guān)于如何管理時間而是關(guān)于管理我們?nèi)绾芜x擇使用自己的時間。 習(xí)慣一已經(jīng)教會我們：我們有選擇的自由！ 時間管理=生命管理。 如果我們不能有意識地專注于重要的事情上，便等于無意識地甘于浪費(fèi)時間在不重要的事情上。 所謂重要的事情是指你個人覺得有價值及對你的使命、價值觀及優(yōu)先目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動，會使你的生命更加豐富、更有意義的事，但這些事情多是不急迫的。,影片,要事第一,時間,時間管理的理論,要事第一,第一代-備忘錄型，寫紙條 第二代-行事日程表，記事簿 第三代-行的講求先后次序，輕重緩急，提高效率 第四代-在于個人管理，關(guān)注效能,時間管理的傳統(tǒng)觀念&現(xiàn)代觀念,要事第一,傳統(tǒng)觀念 現(xiàn)代觀念,時鐘 羅盤 速度 方向 日程表 關(guān)系,角色 效率 效能 管理 領(lǐng)導(dǎo),第一時間管理,要事第一,著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力。,第二時間管理,強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。,第三時間管理,要事第一,目前正流行，講求優(yōu)先順序的觀念，也就是依照輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo)，再逐日訂立時間目標(biāo)的計(jì)劃。將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。,第四時間管理,根本否定時間管理這個名詞，主張關(guān)鍵不在于時間管理，而在于個人管理，與其重于時間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。,要事,要事第一,列出5到6項(xiàng)在你的工作與個人生活中最重要的事情,然后按重要性排出先后順序。,要事,要事第一,掌握重點(diǎn)忙要忙得有意義,關(guān)鍵不是排出你日程表上的優(yōu)先次序 而是排出你要的那個優(yōu)先次序。,什么是要事？,要事第一,你個人認(rèn)為最值得去做的重要的事情， 它有利于你價值觀的體現(xiàn)， 有利于達(dá)成你的目標(biāo)。 重要事情是來自你的內(nèi)在需求 包括： 工作， 學(xué)習(xí)， 家庭， 個人 每個人的價值觀不同因此對“要事”的判斷也會存在差異。,練習(xí),要事第一,大石頭,討論：什么是你的要事？,要事第一,請用3分鐘提時間整理你明天要做的重要事情。 按照你的優(yōu)先順序排好。 把你的焦點(diǎn)關(guān)注在重要的事情,重要和緊急的不同之處在于：,要事第一,重要的事來自內(nèi)在的需求， 對自己而言 要事有時并不緊急， 但需要更多的時間， 并且天天做,緊急的事來自外界 影響你的安排 緊急的事情源自于忽略計(jì)劃,時間管理矩陣圖Time Management Matrix, 危機(jī) 緊急的問題 有限期的任務(wù)、會議 準(zhǔn)備的事項(xiàng) 截止日期已經(jīng)到期的項(xiàng)目或投標(biāo), 準(zhǔn)備事項(xiàng) 預(yù)防工作 價值觀的澄清 計(jì)劃 關(guān)系的建立 真正的休閑充電 授能自主管理 尋找新的機(jī)遇,時間管理矩陣圖Time Management Matrix, 干擾，一些電話 一些信件，報(bào)告 許多緊急事情 許多湊熱鬧的活動, 細(xì)瑣、忙碌的工作 一些電話 浪費(fèi)時間的事 “逃避性”活動 無關(guān)緊要的信件 看太多的電視,時間管理矩陣圖Time Management Matrix,第一代：彈性高，效率低 第二代：效率高，彈性低 世界上大部分的人圍繞著第一象限的事情忙個不停。 第三代：兩者兼并，方向不明確，第一、第三類事務(wù)占去大部分的時間。 黃昏的森林，你想離開，拼命往前跑，可能跑錯了方向。 第四代：以原則為重心，配合個人對使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)出與產(chǎn)能的關(guān)系。做第二類事務(wù)。他們的生活過得平衡、安穩(wěn)而有條理。,時間管理矩陣圖Time Management Matrix,列出你在各個時間象限的比例,作業(yè)：,時間管理矩陣圖Time Management Matrix,偏重第一類事務(wù), 結(jié)果： 壓力 筋疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局,時間管理矩陣圖Time Management Matrix,偏重第三類事務(wù), 結(jié)果： 短視近利 缺乏自制力，怪罪他人 危機(jī)*處理 輕視目標(biāo)與計(jì)劃,時間管理矩陣圖Time Management Matrix,偏重第三、四類事務(wù), 結(jié)果： 全無責(zé)任感 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生 危機(jī)處理 忙于收拾殘局,時間管理矩陣圖Time Management Matrix,著重第二類事務(wù),結(jié)果： 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡，紀(jì)律，自制 少有危機(jī),時間管理矩陣圖Time Management Matrix,時間矩陣圖,緊急的,不緊急的,重要的,不重要的,欺騙象限,消防象限,危機(jī),項(xiàng)目,計(jì)劃,建立關(guān)系,真正的創(chuàng)新,領(lǐng)導(dǎo)象限,干擾,一些報(bào)告,無聊象限,時間管理矩陣圖Time Management Matrix,普通的組織,25-30%,15%,50-60%,2-3%,2-3%,25-30%,15%,時間管理矩陣圖Time Management Matrix,因?yàn)槲也恢?究竟什么對我最重要， 所以每件事好像都很重要。,因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾?所以我不得不每件事都做。,有些人看到我每件事都做， 所以，他們期望我什么都做。,每件事都做讓我非常忙碌， 所以我沒有時間去考慮， 究竟什么對我最重要。,忙 人 的 告 白,時間管理矩陣圖Time Management Matrix,高效的組織,2-3%,15%,50-60%,時間預(yù)防勝于治療 應(yīng)努力避免緊急事情,重要,緊急,全力以赴,計(jì)劃并有條不紊地進(jìn)行 做到未雨先繆,花一點(diǎn)時間做， 請人 代辦， 集中處理,有空再或不做,20%,65%,15%,1%,如何做掌握重點(diǎn),確立正確的價值觀 選對你的價值觀以積極主動的態(tài)度面對挑戰(zhàn) 檢視角色 業(yè)務(wù)員/秘書/經(jīng)理 家庭成員 朋友 自已,身邊的例子,我有一個舊美的公司的同事：愛逛街、睡懶覺。我前幾年一直在用周末的時間學(xué)習(xí)、上課。下課后，閑時去找她逛街。 幾年前我們同樣的工資水平，現(xiàn)在已經(jīng)千真萬別了。 我另一個朋友，經(jīng)常去銀行匯款這樣的小事，要去半天，而且很認(rèn)真地去辦。我有網(wǎng)銀，幾分鐘搞定。,“要事第一時間管理表”,下面就是我從04年開始，一直在使用的時間管理表，附件要事第一時間管理表。 我很負(fù)責(zé)地說，我做到了，而且，它影響了我的一生！對我這幾年的成長，功不可沒。 你們想用嗎？,如何做掌握重點(diǎn),每周回顧 計(jì)劃的大石頭是否已經(jīng)完成 哪些角色花的時間太多？ 哪些角色是否需要改變？ 哪些角色我現(xiàn)在應(yīng)開始努力？ 計(jì)劃下周的時間表 加強(qiáng)第二象限的工作 評估、再確認(rèn),掌握重點(diǎn),關(guān)注于真正重要的事情上， 對并不重要的事情說“不”。 關(guān)注于重要但并不緊急的事情上。,時間管理,目標(biāo)： 掌握時間管理， 提高效率 發(fā)揮使用時間管理計(jì)劃本的最大效果 將輕重緩急的概念貫穿于日常工作 時間管理的關(guān)鍵是掌握事件！,認(rèn)清時間大盜,規(guī)劃不良 突發(fā)事件 目標(biāo)不明 不善于拒絕 優(yōu)柔寡斷 拖廷 凌亂工作環(huán)境 消極 不授權(quán) 介入瑣碎事情,掌握的秘訣：計(jì)劃,計(jì)劃是預(yù)先安排 請你每天用百分之一時間來計(jì)劃一天的工作！,如何做有效的每日計(jì)劃,回顧你的價值觀及目標(biāo) 設(shè)計(jì)每日行動計(jì)劃 衡量執(zhí)行事項(xiàng)所需時間 預(yù)測可能的障礙 將事件依輕重緩急排列,如何善用你的PLANNER,先將一個月的計(jì)劃頁填好 計(jì)劃日行事項(xiàng) 優(yōu)先順序： 事件的排列 將你每天要做的事情記錄下來 將你每天該做的事記錄下來 排列輕重緩急 你最在意的事情具有優(yōu)先權(quán) 每日時間的安排 考慮每項(xiàng)工作需多長時間 每日事件記錄 一日之計(jì)在于前夜！,時間管理要務(wù),焦點(diǎn)放在真正重要的事上，對不重要的事說“不” 參照你的使命宣言、目標(biāo)規(guī)劃時間,重要的事絕不應(yīng)被極不重要的事情所牽絆。 歌德 人在各種領(lǐng)域中努力經(jīng)營，百分之八十的結(jié)果是來自 百分之二十的活動。 20/80 法則,六步驟流程,1 聯(lián)結(jié)使命,2 審視角色,3 確定目標(biāo),4 每周計(jì)劃,5 言行一致,6 評估小結(jié),六步驟流程,步驟一：聯(lián)結(jié)使命,當(dāng)你忘記自已的使命時，你會有什么感覺？ 老抱怨不快樂 不滿意 缺乏心靈的平和,六步驟流程,你怎么會忘了你的使命宣言?,不實(shí)際的時間規(guī)劃 社會折射鏡（同事壓力） 不切實(shí)際的期望 不平衡 不清楚自已的使命/目的 （用別人的使命宣言來取代自已的） 目光短淺的欲望（想要的東西對完成使命沒有貢獻(xiàn)） 火患及危機(jī),六步驟流程,步驟二：審視角色,每周檢查自已角色時請思考如下問題： 有哪些角色是自已不滿意或比較關(guān)切的？ 有哪些角色是自已覺得所花時間太多或太少的？ 我是否忘記或忽視了與角色相關(guān)的人際關(guān)系？ 是否有些我已經(jīng)正在做且重視的事，卻不屬于任何已有的角色范圍？我是否應(yīng)該增加一個新角色？ 是否有些我已經(jīng)正在做且重視的事，卻不屬于任何已有的角色范圍？我是否應(yīng)該增加一個新角色？ 我所扮演的任何角色是否有所改變或得到改進(jìn)？ 有哪些未來的角色是我現(xiàn)在就可以開始做準(zhǔn)備的？,六步驟流程,步驟三：確定目標(biāo),周目標(biāo)能使我們事半功倍： 有助于長久的幸福與快樂 促進(jìn)完成使命 鼓勵改進(jìn)及建立：第一次就要把事情做好 的態(tài)度 實(shí)現(xiàn)人類四大需求（變即生理、心智、社會/情感、心靈） 制定長期計(jì)劃 強(qiáng)化人際關(guān)系,六步驟流程,步驟四：每周規(guī)劃,安排好你的：大石頭 準(zhǔn)備 預(yù)防 界定價值觀 規(guī)劃 建立人際關(guān)系 真正的更新與重塑,六步驟流程,步驟五：言行一致,正直的人遵照自已的使命宣言對自已或他人忠實(shí)守信。 每一明智的選擇都能肯定回答一個問題：這選擇是否幫助我實(shí)現(xiàn)理想？,六步驟流程,步驟六：評估小結(jié),學(xué)習(xí)心得評估 完成的目標(biāo)是否代表你最好地利用了時間？ 有哪些未實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)需留待至下周執(zhí)行？ 在擬定及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)時，你看到哪些成功或失？ 哪些事會阻礙你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)？ 你是否有不切實(shí)際的期望？,名言導(dǎo)句,只有當(dāng)你內(nèi)心有一個燃燒著的“是” 的時候，你才能夠微笑著對別人說“不 ”。,富蘭克林計(jì)劃手冊使用要點(diǎn),只使用一種個人管理系統(tǒng)。,永遠(yuǎn)隨身攜帶你的計(jì)劃手冊。,清除隨手寫的小紙條。,將你的計(jì)劃手冊個性化。,名言導(dǎo)句,名言導(dǎo)句,每周計(jì)劃,1. 聯(lián)結(jié)使命,2. 回顧角色,3. 確定目標(biāo),4. 每周規(guī)劃,5. 言行一致,6. 評估小結(jié),計(jì)劃手冊基本概念,優(yōu)先次序,監(jiān)督進(jìn)度,記錄/檢索,優(yōu)先次序,最重要的,重要的,可選擇的,一天結(jié)束,掌握重點(diǎn),重要的事絕不應(yīng)被不重要的小事拖累 關(guān)注我的影響圈來改善產(chǎn)出/產(chǎn)能的平衡 將焦點(diǎn)放在重要而不是緊急的事情上 時時想到我重要的角色和目標(biāo)來實(shí)現(xiàn)我的使命,成熟,一種明亮而不刺眼的光輝 一種圓潤而不膩耳的聲響 一種不再需要對別人察言觀色的從容 一種終于停止向周圍訴求的大氣 一種不理會哄鬧的微笑 一種并不陡峭的高度,謝 謝！,It starts with you! 從你開始！,